旅行社档案制作与管理
发布时间: 2012-05-22 13:27:54 来源:

一、旅行社业务档案的制作和保存

旅行社业务档案是旅行社在经营管理等业务活动中形成的有保存价值的文字、图表、声像等历史记录,是企业发展的必要条件。

(一)业务档案的内容

    依据《旅行社管理条例实施细则》及相关行业管理规定与标准,旅行社业务档案应包括下列内容:

1、旅游合同:即旅行社与旅游者签订的由旅游行政管理部门统一印制并编号登记的旅游合同。

2、游客名单:详细记录团队所有游客姓名,小孩、老人等特殊群体应在名单上注明。

3、计调单(或出团通知书):要明确团号,组团(地接)人数、目的地、地接社、导游(领队)、旅游车辆、时间、通讯方式等相关事项。

4、旅游行程表:应注明具体出发时间、线路、景点、游乐项目、购物次数及交通、食宿、餐饮等相关内容和标准,应有旅行社签章和游客代表签字,在合同中已经注明的项目可以省略并以合同为准。

5、地接社或组团社确认件:内容须与行程安排相一致,并有合法地接社或组团社完整名称和印章。

6、旅游用车合同:包括机场接送游客用车,必须“一团一车一合同”,有营运资质的旅行社自备车辆要附出车任务单。

7、游客意见反馈表:应注明团号、导游姓名、目的地、人数、评价内容,填写人(游客)需注明姓名、通讯方式、地址。组团人数10人以内的团队游客最少填写2份,10-20人至少填写4份,以此类推。

8、导游带团记录:应注明本团队出团日期、团号、游客人数、目的地、地接社名称、地陪姓名等基本情况,真实记录团队在吃、住、行、游、娱、购等方面的服务质量以及游客反映情况,对个人的操作表现作出书面小结等。

9、附件:包括补充协议、条款,其它相关资料等。

(二)业务档案立卷

为利于规范操作和管理,旅行社业务档案实行统一样式,即每卷业务档案分为档案卷面、目录、内容等三个部分。

1、卷面:每卷档案用牛皮纸或其它硬质纸制作封面,(或采用通用档案封面),封面标明“旅行社旅游业务档案”字样,注明旅行社名称、起止时间、份数、制作人、保管人、案卷编号等。案卷编号格式为:20XX-XX-XX,即年份-月份-当月案卷序号。

2、目录:内容应一目了然,标明序号、日期、旅游目的地、页码等。

3、档案内容:即依序整理的各旅游散客、团队资料。

(三)业务档案的留存

1、及时归档立卷,一团一档一号。旅游团队返回后,导游应及时将相关资料收集交至旅行社档案制作(保管)人员整理,旅行社当月所有出团团队资料应在最后一个团队返回后,一周内分别按规定立卷归档完毕。

2、档案资料应按保存件规定的书写墨水填写或复写方式复写;合同、计调单(出团通知书)、行程单等主件应填写所有规定内容与项目,不留空格空项,确实需要省去的内容可用划线的方法省略或删除;地接社回执等传真确认件须用复印件归档,缺件的业务组团档案应由具体经办人或责任人写出书面说明,连同组团资料一并归档。

3、档案按顺序整理;每卷档案内容的顺序按当月使用的合同号或团号顺序进行装订。

4、严格执行旅行社业务档案保存规定,出境游档案保存最少为3年,其它旅游档案保存期最少为2年。

二、加强旅行社业务档案管理的措施

1、建立完善旅行社业务档案管理制度。各旅行社要将业务档案管理作为企业管理的重要工作内容,依据相关法律法规和行业服务质量标准,结合本社实际情况,制定严格的业务档案管理制度,保证业务档案制作、保存的质量和时效要求。

2、实行业务档案专人负责制。各旅行社要指定专人负责业务档案资料的归档、检查及档案的制作和保管工作,并明确一名副总经理以上人员负责业务档案的管理。

3、旅游管理部门加强日常监督检查。市旅游质监所将对旅行社旅游业务档案采取定期与不定期方式进行检查,每年至少检查两次。

对于旅游业务档案未制作,保存不规范的旅行社将按照国务院《旅行社条例实施细则》第五十八条规定“违反本实施细则第四十四条的规定,未妥善保存各类旅游合同及相关文件、资料,保存期不够两年,或者泄露旅游者个人信息的,由县级以上旅游行政管理部门责令改正,没收违法所得,处违法所得3倍以下但最高不超过3万元的罚款;没有违法所得的,处1万元以下的罚款。”。